He trabajado en Relaciones Públicas durante más de 20 años, tanto como trabajadora en empresas como con mi propia agencia. Mi Regla Número Uno siempre ha sido ‘conoce bien a tu público’, y esto se aplica tanto a los periodistas como a los clientes. Ya seas un emprendedor o trabajes en RRPP y Marketing, en algún momento tendrás que presentarles tu historia, empresa, producto o servicio a los medios. Aquí están mis mejores consejos para asegurar que tu historia consiga cobertura.

1. Investigación

Antes de siquiera considerar presentar tu historia, empresa, producto o servicio a un periodista, tienes que investigar a qué medios debes dirigirte. Tienes que saber exactamente a qué periodistas dirigirte y cómo éstos prefieren recibir información y en qué formato. ¿Prefieren los archivos adjuntos? ¿Tal vez prefieren un enlace a un paquete de prensa en línea?

2. Crear conexiones

En el competitivo mundo editorial de hoy en día, los periodistas están muy ocupados, por lo que es importante mantener un discurso breve, relevante y que vaya al grano. Si has hecho la investigación adecuada, sabes qué es lo que será relevante.

La mayoría de los periodistas prefieren recibir información por correo electrónico. A menudo puedes investigar a periodistas y encontrar su dirección de correo electrónico directo a través de Twitter, especialmente en los mercados de habla inglesa. También puedes investigar el sitio web de un editor o pagar para acceder a una base de datos de medios, según el país al que te dirija. Algunas personas le pagan a una empresa para que distribuya comunicados de prensa, pero esta nunca ha sido mi opción preferida, ya que creo que el toque personal va más allá de esta forma tan automática.

Recuerda que si no recibes contestación de un periodista por correo electrónico, es poco probable que tengas éxito por teléfono. Si eliges llamar, y hay algunos periodistas a quienes todavía les gusta hablar porque pueden encontrar información adicional rápidamente. En el caso del a prensa digital, deberías llamar por las tardes, ya que los periodistas estarán muy ocupados por las mañanas. Para medios impresos, es mejor llamar por la mañana.

Asegúrate de que el asunto de su correo electrónico les llame la atención, pero sin llegar a ser engañoso. Si tienes alguna exclusiva o novedad, hay que mencionarlo en el asunto.

No seas demasiado cercano y no finjas que los conoces cuando no lo haces. Solo ve directo al grano, no te extiendas con las florituras.

3. Dales acceso total a los periodistas

Para muchos periodistas, el lado humano de una historia es a menudo el más interesante. ¿Cómo se hizo el producto? ¿Quién lo hizo y cuál es su historia? Si puedes ayudar a un periodista a encontrar una forma diferente de ver las cosas, lo apreciarán enormemente.

Asegúrate de tener disponible toda la información clave, incluidas estadísticas (con fuentes), horas, fechas, ubicaciones e imágenes en alta resolución.

Y, por supuesto, hay que darle acceso al portavoz del proyecto (generalmente el CEO u otro responsable de la toma de decisiones a nivel de director).

4. Sé consciente de lo que significa exclusividad

Los medios adoran la idea de una exclusiva, pero la exclusividad significa diferentes cosas para diferentes medios. Para algunos, podría significar que tu historia solo aparece en su plataforma y en ningún otro lugar. En el mundo digital, la exclusividad puede significar que un medio en particular publica tu historia primero, incluso si solo son minutos antes que la competencia. Sé siempre honesto sobre la exclusividad que les vas a dar, perderá la confianza y el respeto de un periodista si no eres sincero y es poco probable que vuelvan a trabajar contigo. Si no puedes ofrecer la exclusividad, ofrece una perspectiva diferente o imágenes específicas solo para ellos.

5. Responde rápido

Una vez que un periodista está trabajando en tu historia, estate preparado para responder con cualquier información adicional que pueda necesitar, como estadísticas, imágenes, citas, etc. Asegúrate de que toda la información que envías es precisa y que el portavoz oficial esté disponible para hacer comentarios. Si no puedes responder rápidamente, es probable que pierdas la oportunidad y es poco probable que el periodista vuelva a trabaja contigo, a menos que tengas algo extremadamente interesante. La velocidad y la precisión son esenciales.

6. Recuerda la parte de «relación» de las RRPP

Los periodistas reciben cientos de correos electrónicos todos los días y es más probable que respondan correos de contactos que ya conocen y en los que confían. Se necesita tiempo para construir relaciones de confianza y los periodistas deben confiar en que serás rápido y coherente. Si alguna vez tienes la oportunidad de reunirte con periodistas en persona en ferias, exposiciones, conferencias y cualquier otro evento, hazlo. Si bien los correos electrónicos son el método de contacto preferido, todavía no hay nada como el cara a cara para consolidar una relación.

Ten confianza cuando hablas con los medios y asegúrate de no actuar como si le suplicaras al periodista que publicara tu material, eso es muy desagradable. Tu contenido debe ser digno de publicar y al enviarlo a los periodistas relevantes simplemente los estás ayudando con su trabajo de publicar historias de calidad. Es una relación beneficiosa para ambos, se están ayudando unos a otros.

7. No tener descuidos

Asegúrate siempre de que cualquier material que le envías a un periodista está libre de errores. Eso significa que la información no solo tiene que ser precisa, sino también estar bien escrita y sin errores ortográficos. Las imágenes deben corresponder a la historia, producto o persona, no deben ser demasiado «pesadas» en MB y deben estar debidamente etiquetadas con el nombre de su organización y el producto completo o el nombre de la persona. Cualquier indicio de descuido podría ser un auténtico desastre.

Trabajar con los medios de comunicación es una excelente manera de obtener exposición y conseguir respaldo para tu empresa. Si quieres evitarte lidiar con todo este proceso, nuestra agencia aprovecha nuestra extensa lista de contactos de medios para ayudarte a contar la historia de su negocio de la manera más singular posible.